1. Volgorde en aanduiding
De brieven worden chronologisch geordend en krijgen een volgnummer, gevolgd door de datum (als volgt: 03.02.1930), de voor- en familienaam van schrijver en ontvanger, en daaronder de plaats van waaruit wordt geschreven. Na een witregel komen rechts de datum en de (eventuele) adressering zoals die op de brief staan.
Als de dag of de maand niet bekend of vast te stellen zijn, worden zij met nullen aangeduid (00.12.1869). Rechte haken [00.12.1869] geven een datering aan gebaseerd op gegevens die niet letterlijk in de tekst staan.
Een brief waarvan de precieze datum onbekend is, maar wel de maand, wordt achterin de maand opgenomen. Is de maand onbekend, dan komt de brief achterin het jaar. Is het jaar onbekend, dan komt de brief helemaal achteraan. Wanneer de brief b.v. op basis van interne criteria tussen andere brieven te situeren is, kan hij daar worden geplaatst. ‘Voor’ en ‘na’ wijzen dan op een terminus ante quem en een terminus post quem.
Het volgnummer is een nummer dat de editeur aan de brief heeft toegekend en bepaalt de plaats van de brief in de chronologie van het corpus. Dit volgnummer is van cruciaal belang voor referentiedoeleinden. Vanuit de indexen op het einde van de editie, en de annotaties bij de verschillende brieven kan zo aan een welbepaalde brief gerefereerd worden.
2. Leestekst
Spelling en interpunctie worden bewaard. Hoofdletters worden opgenomen zoals ze in het manuscript voorkomen; bij twijfel kiest men voor de analogie met andere gevallen binnen de brief/brieven. Ook voor aaneenschrijvingen kiest men bij twijfel voor analogie met andere plaatsen in de brief/brieven.
Niet gangbare afkortingen kunnen tussen rechte haken worden opgelost. Gangbare afkortingen blijven gehandhaafd.
De transcriptieregels voor de basistekst die hier worden voorgesteld, gelden voor alle vormen van overgeleverd correspondentiemateriaal.
Voor de presentatie van de transcripties wordt geopteerd voor een diplomatisch systeem waarbij de leesbaarheid van de leestekst toch voorop staat. Als algemene regel geldt dat de bron met inbegrip van duidelijke fouten, ongewijzigd wordt overgenomen. Ingrepen worden altijd verantwoord.
Auteursvarianten
abc: verwijdering van een tekstdeel (b.v. doorstreping)- /abc/: toevoeging van een tekstdeel (b.v. boven de regel)
- /abc //cba// abc/: toevoeging van een tekstdeel binnen een toevoeging etc.
Eventueel kan met het volgende intuïtief moeilijker leesbaar, maar conventioneel gangbaarder systeem worden gewerkt:
- <-a>: verwijdering van een tekstdeel (b.v. doorstreping; eventueel kan men werken met reële doorhaling)
- <a>>b: vervanging van een tekstdeel (door over iets heen, of boven een doorstreping te schrijven)
Editeursingrepen
- [Xxx]: onleesbaar tekstdeel van maximaal één regel lang; één kruisje per geschatte letter (X = hoofletter)
- [xxx...xxx]: onleesbaar tekstdeel van meer dan één regel lang; de beschrijving en de omvang van het onleesbare tekstdeel wordt in annotatie geduid.
- a[?]: onzekere lezing
- [a]: toevoeging door de editeur
Onderlijnde, dubbel onderlijnde en doorgehaalde woorden worden als dusdanig weergegeven.
Noot: alle verschijningsvormen van doorhalingen worden typografisch geüniformiseerd tot één doorhaallijn. De manier van doorhalen kan in de commentaar ter sprake komen wanneer zij betekenisvol of karakteristiek is.
Toevoegingen in marges
Toevoegingen in marges worden tussen schuine streepjes / / als toevoegingen op de juiste plaats in de tekst getranscribeerd als er aanwijzingen zijn voor die juiste plaats. Bij het ontbreken van enige plaatsaanduidingen, volgen die toevoegingen na de brief tussen schuine streepjes / / met in voetnoot een vermelding van de plaats van die toevoeging op de documentaire bron.
Typografische aanpassingen
- De datumregel wordt rechtsboven geplaatst.
- De aanspreking wordt, zonder insprong, linksboven de brief geplaatst.
- De eerste paragraaf begint, na een witregel, zonder inspringen; elke volgende paragraaf wordt wel ingesprongen.
- De witruimte tussen de woorden wordt geüniformiseerd, tenzij de witruimte een expliciete functie of betekenis heeft in de brief.
- Variërende hoogtes van witregels worden teruggebracht tot één witregel. Waar paragrafen door een witregel van elkaar worden onderscheiden, verdwijnen die in de uitgave en worden de paragrafen ingesprongen. Waar alinea’s die uit verschillende paragrafen bestaan, door een witregel van elkaar worden onderscheiden, blijft de witregel tussen de alinea’s in de uitgave, en springen de paragrafen in.
- De ondertekening komt, ingesprongen en na een witregel, linksonder de brief.
- Een postscriptum komt onderaan de brief.
- Annotaties bij de brieven worden in voetnoot of eindnoot gegeven. Het betreft telkens relevante informatie die zorgt voor een beter begrip en plaatsing van de brief in zijn historische context. In de voetnoten kunnen ook de bibliografische referenties opgenomen worden, al dan niet in verkorte vorm en verwijzend naar een literatuurlijst op het eind van de editie.
3. Onderaan de brief komen
- Documentbeschrijving: signatuur van het handschrift, dubbelgevouwen of enkel blad, formaat in mm, aantal beschreven vellen, papiersoort, schrijfstoffen.
- Publicatie: aanduiding of en waar de brief reeds geheel of gedeeltelijk werd gepubliceerd.
- Opmerkingen: nadere tekstverantwoording en eventuele bijzonderheden van het manuscript (b.v. beschadigingen, gegevens van de poststempels, e.d.). Ook een voorgedrukt briefhoofd kan hier worden beschreven. Komt een briefhoofd systematisch voor, dan wordt dat in de verantwoording beschreven.
- Annotaties: Annotaties geven in eerste instantie commentaar op de inhoud van de brief. Annotaties worden als voetnoten of eindnoten aan de leestekst van de brief toegevoegd.
4. Onderdelen van de editie
- Inleiding op de brieven: In de inleiding beschrijft de editeur het opzet van de editie en schetst de context waarbinnen de brieven geschreven werden en moeten worden gelezen.
- Editieverantwoording: Hier verantwoordt de editeur de gevolgde transcriptie en editiemethode, en de keuzes die hij/zij heeft gemaakt bij het uitgeven van de brieven. De editieverantwoording bevat minimaal informatie over: inhoud, volgorde, datering, constitutie van de leestekst, typografische aanpassingen en gebruikte diakritische tekens.
- Brieveneditie: De eigenlijke brieveneditie presenteert de geannoteerde en getranscribeerde brieven volgens de methodes verantwoord in de editieverantwoording en in chronologische volgorde; de documentbeschrijving; opmerkingen en annotaties.
- Biografisch register: Dit is een lijst van alle voorkomende persoonsnamen met korte biografische gegevens.
- Literatuurlijst: De literatuurlijst vermeldt alle literatuur waarnaar verwezen wordt vanuit de inleiding, annotaties, commentaar, of verantwoording.
- Indices: Een uitgave van brieven kan indices bevatten op namen, plaatsen, titels en evenementen. De indices kunnen verwijzen naar de paginanummers in de editie (die slechts in de finale drukproef aangebracht kunnen worden) of naar de volgnummers van de brieven.
Voorbeelden
- Stijn Vanclooster, De rest is nog veel erger. De briefwisseling tussen Maurice Gilliams en Emmanuel de Bom. Kapellen: Uitgeverij Pelckmans, 2006. 251 p. (ill.). ISBN: 978-90-289-4416-9.
- Herman de Coninck. Een aangename postumiteit. Brieven 1965-1997. Bezorgd door Annick Schreuder. Amsterdam: De Arbeiderspers, 2004. 860 p. ISBN: 90-295-0979-1
- Jan Dewilde, Stijn Vanclooster & Edward Vanhoutte, ′Ik ga voyageeren door Amerika′ De Amerikaanse concertreis (1893-1894) van Julius J.B. Schrey. Gent: CTB (KANTL), 2003. 96 p. ISBN: 90-72474-503.
- Dewilde, Jan. Me Voici à Paris. Parijse Brieven (1859-1863) van Peter Benoit. Antwerpen: AMVC, 2001 (AMVC-publicaties 4). 363 p.